Assinatura eletrônica para contadores: quais as vantagens?

A tecnologia contribui para a agilidade e eficiência com diferentes ferramentas utilizadas em diversas áreas. Um exemplo disso é a assinatura eletrônica, responsável por benefícios nos mais variados campos, e em especial para empresas, oferecendo economia e otimização dos processos.

Afinal, ao assinar um contrato ou qualquer outro documento da forma tradicional várias etapas estão envolvidas. A iniciar pela impressão, seguida pela assinatura das vias, rubricas das páginas, deslocamento até o cartório para reconhecimento de firma das assinaturas e, por fim, o armazenamento em espaço físico.

Já a assinatura eletrônica permite à empresa eliminar todas as etapas acima, oferecendo segurança, rapidez e agilidade aos documentos. A seguir, você vai conferir as vantagens da assinatura eletrônica na rotina dos profissionais da contabilidade!

Vantagens da assinatura eletrônica para contadores

A Assinatura Eletrônica é a tecnologia utilizada para realizar assinaturas em documentos ou registros eletrônicos à distância, conferindo a mesma validade a declaração que uma assinatura feita de forma tradicional, ou seja, presencialmente com reconhecimento de firma.

Isso porque, a Assinatura Eletrônica consiste na marca distintiva em formato eletrônico que valida e verifica a documentação, da mesma maneira que a assinatura presencial. Essa ferramenta tecnológica já vinha sendo adotada há algum tempo por empresas e profissionais para o uso em documentos jurídicos, comerciais e governamentais. Contudo, com a chegada da pandemia, suas vantagens se tornaram ainda mais visíveis.

Agilidade nos processos

Para profissionais como contadores, que estão em constante contato com clientes e fornecedores, a Assinatura Eletrônica oferece maior agilidade nos processos, permitindo que a tramitação dos documentos seja realizada inteiramente em ambiente digital.

Melhora da eficiência operacional

Muitas empresas já utilizam a Assinatura Eletrônica em contratos, melhorando assim a eficiência da operação. Sem o uso da ferramenta, a assinatura pode demorar em média de 4 a 5 dias, se não houver imprevisto. No entanto, com a Assinatura Eletrônica o acordo pode ser feito no mesmo dia.

Redução de Custos

Uma das principais vantagens que o uso da Assinatura Eletrônica oferece é a redução de custos. Quando comparada com a forma tradicional de gerenciamento de documentos, as assinaturas podem representar grande economia em custos relacionados a papel, impressão, embalagem, envio, postagem, manutenção, espaço físico para armazenamento, e mais. Além disso, a Assinatura Eletrônica diminui o impacto financeiro do erro humano, que muitas vezes ocorre no ato da assinatura.

Proteção de documentos

Documentos impressos são passíveis de danos causados por sujeiras, perda, rasuras, ação do tempo, entre outros. Uma plataforma de Assinatura Eletrônica aumenta a proteção das declarações devido à segurança garantida por algoritmos de criptografia de ponta.

Rápida implementação das decisões

No ambiente corporativo, tomar decisões nem sempre é uma tarefa fácil. São muitos os documentos que devem ser assinados e aprovados pelas partes envolvidas, deixando a vida do contador um tanto sobrecarregada. Ao utilizar a Assinatura Eletrônica, o profissional poderá contar com tempo de sobra para analisar todas as decisões importantes que deverão ser tomadas.

Economia de espaço físico

Ao eliminar documentos e declarações em papel, a empresa acaba economizando com espaço físico, custo muitas vezes importante para o escritório. Um sistema de assinatura eletrônica conta com recursos de gerenciamento de documentos que permitem o arquivamento e consulta dos documentos inteiramente online. Facilitando também a localização.

Melhoria na experiência para o cliente

As vantagens da Assinatura Eletrônica também influenciam na experiência dos clientes. Afinal, essa alternativa torna as relações possíveis à distância de forma segura e prática. Por meio da Assinatura Eletrônica, contador e cliente podem economizar tempo sem precisar se preocupar com a segurança nos procedimentos.

Segurança nos procedimentos

A Assinatura Eletrônica, em especial na modalidade qualificada, oferecem uma série de recursos que são capazes de garantir a autoria e autenticidade do indivíduo. Assim, o processo pode ser considerado totalmente seguro.

A assinatura qualificada, que utiliza Certificado Digital, oferece maior segurança, pois está amparada por protocolos definidos pela ICP-Brasil. Além disso, é possível realizar a emissão do Certificado Digital via videoconferência.

Plataforma de assinatura online para contadores

Atualmente o mercado oferece diferentes plataformas de Assinatura Eletrônica, permitindo facilitar a execução dos serviços das empresas contábeis. No conceito de contabilidade digital, o profissional deve escolher a que melhor atenda suas necessidades, como maior facilidade na contratação, mais economia e aumente a produtividade.

Além disso, o setor de contabilidade deve buscar uma plataforma que, além da assinatura eletrônica, disponibilize atendimento ao cliente e serviço de pagamento online, tornando a relação entre cliente e profissional ainda mais ágil e segura.