Trocar de Contador: Como saber se é o momento certo?

Os contadores são fundamentais para a boa gestão financeira de uma empresa. Porém, alguns profissionais não executam o seu trabalho dentro da qualidade esperada nem na pontualidade exigida. Quando isto acontece, é o momento de trocar de contador.

Com certeza não é uma situação agradável, contudo, é necessária para que as obrigações fiscais, contábeis e tributárias da sua organização se mantenham em dia, sem atrasos ou multas.

Mas qual é o momento certo de tomar tal atitude? Leia este post e descubra os indícios para sua tomada de decisão.

CONHEÇA QUAIS SÃO OS PONTOS A SEREM OBSERVADOS AO ESCOLHER UM CONTADOR

Para escolher um novo contador é necessário verificar se ele exerce suas atribuições corretamente, se vai satisfazer as necessidades da empresa e se auxiliará no desenvolvimento do seu negócio. Além disso, verifique outras vantagens que o profissional precisará oferecer.

EXPERIÊNCIA PROFISSIONAL

O contador precisa ter amplo conhecimento da legislação tributária e fiscal, se manter sempre atualizado para atender as demandas jurídicas e contábeis que a empresa tiver. Assim, ele deverá saber de todos os dados contábeis-financeiros por meio de uma gestão inteligente para facilitar o entendimento da saúde financeira por parte dos gestores.

Esse profissional deve demonstrar grande experiência para gerir a contabilidade do seu negócio. Para isso, deve usar os métodos e as ferramentas adequadas para que a organização não receba multas, não tome decisões ruins e não perca oportunidades de negócios.

ATENDIMENTO QUALIFICADO

Uma das principais características do contador é sua disponibilidade para prestar um bom atendimento. Afinal, dúvidas vão surgir, por exemplo, com a abertura de um novo negócio, mudanças de cenários políticos e econômicos, investimentos, enquadramento tributário, análises de riscos, dentre outras situações.

Dessa forma, ele deve ter todas as informações relevantes para que as decisões sejam tomadas de maneira adequada. Caso esses aspectos não sejam preenchidos, como demora para dar retorno de ligações e de e-mails ou dificuldade no contato, é indicado procurar outro profissional.

CUMPRIMENTO DOS PRAZOS

Cumprir os prazos tem um peso grande na gestão contábil, porque existem atrasos que atrapalham o fluxo de trabalho e acarretam multas que são onerosas pelo Fisco. Já que as obrigações legais têm variados dias de entregas, é imprescindível que o contador tenha capacidade de gerenciar todos eles. Logo, evitará pagamentos fora da data de vencimento.

PREENCHIMENTO DE DOCUMENTOS CORRETOS

O contador, assim como seus funcionários, devem preencher os documentos de forma correta para que os clientes não sofram penalidades ou danos difíceis de serem reparados, por exemplo:

• fazer os cálculos precisamente dos tributos;
• enviar nas datas hábeis as declarações;
• preencher e enviar corretamente as obrigações acessórias;
• elaborar os relatórios e demonstrativos contábeis ou financeiros etc.

Isso é relevante porque o Fisco considera qualquer atividade errada um crime contra a ordem tributária, podendo gerar até prisão dos proprietários da empresa e do contador. Se houver, então, extravio de documentos e de informações sigilosas do negócio — como dados pessoais e bancários — elas podem ser usadas de maneira criminosa por terceiros.

USO DE FERRAMENTAS MODERNAS

A tecnologia está aí para auxiliar inúmeros setores, inclusive a contabilidade. Por isso, existem softwares de gestão específicos para beneficiar todos os departamentos da área. Automatizando as atividades burocráticas, utilizando certificados digitais que garantem a validade jurídica de assinaturas digitais, dentre outros. Além disso, essa modernização traz vantagens como:

• redução de gastos com papéis, impressões, canetas, grampos etc.;
• produtividade e eficiência na agilidade da troca de informações, permitindo retornos mais rápidos e relevantes do contador;
• segurança nas informações da empresa devido a softwares específicos e que também fazem backups (cópias) dos dados;
• redução de erros, já que um computador faz os cálculos com precisão, dentro das datas, entre outros.

VEJA COMO É O PROCESSO DE MUDANÇA DE CONTADOR

O procedimento de troca de contador até que é simples, já que todo empresário tem essa opção quando não está satisfeito com os serviços prestados pelo atual escritório. Contudo, é preciso estar atento a alguns pontos, antes de encerrar o contrato.

Pegue o documento em que assinaram a parceria entre empresa e contador, analise cada cláusula que seja referente à rescisão antecipada, verifique os prazos e a aplicação da multa por quebra do acordo. Geralmente, as rescisões que são feitas antes do prazo têm penalidades.

Logo, veja se é oportuno ter uma conversa com o profissional para que isso possa ser negociado. Estude, também, se vale a pena continuar com quem conhece bem a empresa ou se é melhor escolher outro escritório. Para isso, analise:

• se suas solicitações junto aos profissionais que atende sua empresa são entregues dentro do tempo necessário;
• se eles têm conhecimentos especializados na área e fazem cursos para oferecer uma melhor gestão contábil;
• se têm registro no Conselho Regional de Contabilidade.

Caso resolva realmente pela troca, é importante tratar com muito profissionalismo essa mudança. Lembre-se de que, até agora, é o contador que ainda detém o conhecimento do seu negócio e está fazendo as obrigações de sua empresa. Por isso, veja como proceder no item a seguir.

SAIBA QUAIS SÃO OS PASSOS

Primeiramente, é preciso formalizar o cancelamento dos serviços contábeis por e-mail ou por carta registrada nos Correios. No comunicado deve constar os dados da sua empresa e data de encerramento da prestação de serviços. Ao receber a informação, o contador terá um tempo para organizar a documentação cadastral, contábil, fiscal e pessoal da organização e devolver aos gestores.

Além disso, é necessário pedir ao contador um relatório da situação corrente de débitos com os órgãos municipais, estaduais e federais. Como também dos parcelamentos de dívidas, se houver, cujas guias precisarão ser emitidas pelo novo escritório de contabilidade.

Na sequência, é só celebrar o Distrato de Prestação de Serviços com o antigo contador para oficializar o encerramento do contrato.

Assim, o novo contador que receberá a documentação da sua empresa fará um Contrato de Prestação de Serviços Contábeis expressando a extensão de responsabilidade técnica por parte dele sobre a organização que o contratou.