5 dicas para reorganizar seu varejo de maneira estratégica e sustentável

Chegar à metade do ano é um marco importante para qualquer negócio. No varejo, onde tudo acontece em alta velocidade, parar por um momento para olhar a operação com calma, antes de definir as estratégias das próximas sazonalidades, é mais estratégico do que parece. Para poder crescer de forma sustentável, é preciso ajustar o rumo, organizar a casa e planejar o segundo semestre com mais clareza, menos correria e mais foco no propósito do negócio.

Às pequenas e médias empresas,  que representam a base da economia nacional,  esse equilíbrio entre operação e planejamento pode ser a diferença entre crescer com consistência ou apenas apagar incêndio até o fim do ano. De acordo com o Mapa de Empresas do Governo Federal, o terceiro quadrimestre de 2024 registrou 22.004.843 empresas ativas, considerando matrizes, filiais e microempreendedores individuais (MEI). Destas, 93,4% são microempresas ou empresas de pequeno porte. Uma força motriz que merece atenção.

Falo com a experiência de quem viveu os dois lados: décadas liderando operações no mundo corporativo e, depois, redefinindo minha relação de propósito com o trabalho no empreendedorismo. E a verdade é uma só: negócio saudável não se sustenta com improviso, mas com estrutura.

Com base nessa vivência prática e nos desafios que acompanho em PMEs no setor de varejo, reuni cinco pontos fundamentais para transformar o segundo semestre em uma oportunidade real de organização, eficiência e bem-estar no crescimento do próprio negócio: 

1. Reavaliar o primeiro semestre com profundidade

Tudo começa olhando para dentro. Antes de revisar metas, é fundamental entender como a operação performou até aqui. Isso inclui analisar os canais de venda, as margens por produto, os custos fixos e variáveis, os gargalos operacionais e o nível de engajamento do time. 

Esse momento pede um olhar honesto e lógico. Há muito esforço envolvido no começo de qualquer empreendimento no varejo, principalmente do próprio dono do negócio, mas é importante ter um olhar crítico  para entender o que está travando os processos para garantir um semestre mais tranquilo. A lógica do Lean é útil aqui: identificar e eliminar desperdícios. No varejo, eles são mais comuns do que se imagina. Mapear o fluxo de valor do negócio (do pedido à entrega) ajuda a identificar os chamados “sete desperdícios”: estoque parado, tempo de espera, superprodução, retrabalho, transporte desnecessário, movimentações ineficientes e etapas excessivamente complexas.

A Pesquisa Abrappe de Perdas no Varejo Brasileiro 2024, referente ao ano de 2023, apontou um aumento no índice médio de perdas entre os varejistas, de 1,48% para 1,57%,  uma alta de 6% em relação ao ano anterior. E mais importante: 84% dessas perdas estão ligadas a quebras operacionais e erros de inventário, ou seja, prejuízos  que poderiam ser evitados com mais organização e controle.

2. Atualizar metas com método e realidade

Atualizar as metas do ano não significa desconsiderar o planejamento inicial, mas adaptar a rota com inteligência e metas palpáveis. Para isso, costumo combinar duas metodologias que funcionam bem: OKRs (Objectives and Key Results) e o modelo do Balanced Scorecard (BSC). Enquanto o BSC ajuda a equilibrar os pilares financeiro, operacional, cliente e equipe, os OKRs tornam os objetivos tangíveis para todo o time.

Exemplo:

Objetivo: Tornar a experiência na loja mais acolhedora e memorável

Resultados-chave: 

Aumentar o tempo médio de permanência dos clientes na loja em 20%;

Reduzir o tempo de espera no balcão em 30%;

Aumentar o NPS em 15%.

Para tornar esse planejamento realmente útil, recomendo realizar revisões mensais ou trimestrais que mantêm a estratégia viva e ajustável, em vez de engessada. É uma visão mais dinâmica que permite aprender com o erro com menos margem para o prejuízo.

3. Avaliar a estrutura que sustenta o plano

De nada adianta ter metas claras se a estrutura do negócio não tem capacidade para sustentá-las. A partir das metas redefinidas, entra a fase tática: ajustar projeções de vendas, rever o mix de produtos, redesenhar campanhas e definir prioridades. O time está qualificado para atender ao padrão de qualidade? O estoque comporta a demanda esperada? O fluxo de caixa permite fazer frente às campanhas?

O planejamento financeiro e comercial precisam caminhar juntos. Um negócio estruturado sabe quanto precisa vender, com que margem, em quais canais e com qual fôlego operacional.

O descasamento entre recebimentos e pagamentos é o principal motivo dos problemas com capital de giro. É importante considerar o impacto da taxa de juros elevada no Brasil, como a Selic, que torna o crédito uma alternativa cara e arriscada para pequenas e médias empresas. Nem sempre as PMEs podem contar com o capital de terceiros, por isso, é fundamental construir eficiência para gerar capital próprio e evitar a necessidade de recorrer ao mercado financeiro.

Se houver caixa disponível, é mais vantajoso negociar compras à vista para conseguir maior desconto. Essa tática reduz o custo da operação, melhora a margem e pode até abrir espaço para oferecer preços mais competitivos ao cliente.

Caso você já tenha recorrido ao crédito, o ideal é evitar contrair novas dívidas para pagar as antigas e negociar o prazo de pagamento que proporcione tempo hábil  para reorganizar o fluxo de caixa com menos impacto na margem.

4. Criar uma rotina que funcione sem depender do improviso

Planejamento só se torna realidade com execução disciplinada. E aqui entra o velho e eficiente ciclo PDCA (Planejar, Fazer, Checar, Agir). Ele ajuda a transformar metas em uma rotina de entregas e acompanhamento, e tira o empreendedor da armadilha do “depois eu vejo isso”.

Rotinas simples, com responsáveis definidos, indicadores de acompanhamento e rituais de gestão (reuniões semanais, dashboards, rituais de feedback) fazem toda a diferença. 

Junto a isso, o Lean nos lembra que menos é mais: manter o fluxo de trabalho contínuo, com entregas menores e mais frequentes, evita acúmulo de decisões, reduz retrabalho e traz mais previsibilidade.

Além disso, o time precisa estar alinhado com o plano. Metas não funcionam quando são impostas, elas precisam ser compreendidas e apropriadas pelas pessoas.  É por isso que a proposta de valor do negócio deve estar bem clara para que todos a compartilhem no dia a dia, bem como qualquer ajuste de rota. O papel da liderança aqui é traduzir estratégia em ação concreta e cultivar uma cultura de colaboração, com capacitação e diálogo constante.

Sempre destaco a importância de construir relações de ganha-ganha, especialmente dentro da empresa. Investir na capacitação do time, por exemplo, é uma forma concreta de garantir que todos se desenvolvam enquanto contribuem para a qualidade das entregas.

5. Crescer sem se esgotar — e sem esgotar o time

A organização também é sobre saúde. Uma organização estratégica só é sustentável se ela respeita as pessoas que a constroem. Não adianta dobrar a meta se o time está esgotado ou se o próprio dono não consegue respirar.

Organização também significa clareza de papéis, feedbacks frequentes, metas realistas e um ambiente de trabalho mais leve. E isso não é secundário, é estratégico. Empresas com times engajados entregam melhor, inovam mais e retêm talentos. É isso que permite que o empreendedor tenha tempo para pensar no futuro e que o time tenha segurança para evoluir junto com o negócio.

Bem-estar organizacional não é custo, é um investimento que garante longevidade.

A organização como ferramenta de liberdade

Organizar não é engessar. Pelo contrário: permite ao empreendedor ter mais tempo para pensar no futuro, mais fôlego para inovar e mais segurança para crescer.

Negócios organizados prosperam mais e com maior consistência. E o meio de ano é o momento perfeito para essa reorganização. Com clareza, método e uma visão centrada nas pessoas, dá para fazer mais com menos estresse e com mais propósito.

Seja no varejo, no serviço ou na indústria, uma estrutura bem montada é o que diferencia quem apenas sobrevive de quem constrói um negócio duradouro. 

Fonte: https://www.administradores.com.br/